從試算表到商業智慧

如果您習慣完全在 Excel、Google Sheets 或 Libreoffice Calc 的世界中工作，您可能會想知道商業智慧平台有什麼意義。

試算表之所以無處不在是有原因的——它們既熟悉又有效率——即使在最先進的資料環境中也能發揮作用。即使擁有各種商業智慧工具的資料分析師，通常還是會定期使用 Excel。儘管如此，採用商業智慧平台從長遠來看可能是一個巨大的優勢。您的資料需求可能會隨著您的組織一起成長，而商業智慧工具的功能可以幫助您的組織提升層次。

試算表的優勢

重要的是，不要每次出現閃亮的新工具就立即跳槽。商業智慧平台提供了一些非常酷的功能，並且可能非常有用，但如果您的組織的資料需求可以透過像 Excel 或 Google Sheets 這樣的試算表應用程式來滿足，那麼如果您不想搞砸現狀也沒關係。

試算表是一個強大的工具，而且每個人都知道表格是如何運作的，對吧？如果您的組織規模較小，沒有大量資料需要處理，並且樂於手動處理這些資料，那就堅持使用試算表。說服您的團隊採用一個他們甚至不會覺得有用的新平台，只會讓人感到沮喪。

當您想要即時執行快速公式，或變更一個儲存格的值以查看資料的其餘部分可能如何相應變動時，試算表應用程式非常適合。預測和假設分析可以在 Excel 中非常優雅地執行，這就是為什麼即使您將商業智慧平台引入組合中，您可能仍然希望保留它以用於某些用途。

試算表的限制

儘管試算表有很多優點，但它們也有其限制——其中一些您可能已經遇到過。首先，它們在處理大量資料時會遇到困難。當您引入多個資料來源並且您的資料需求成長時，試算表可能會變得笨重。您的工作簿檔案大小可能會變得難以處理，有時甚至會變得無法使用。

雖然基於雲端的同步功能使試算表協作變得更容易，但 Excel 的核心仍然是為一個人在其電腦上編輯試算表而設計的軟體。這個問題不像以前那麼嚴重了，但確保資料保持更新仍然可能落在擁有最新版本工作簿的人身上，從而導致所有參與者出現錯誤和混亂。保持資料更新本身可能很麻煩——大量複製和貼上、手動編輯以及出錯的空間。

隨著您的組織成長，以及您處理的資料量也隨之成長，您可能會開始感覺到您在使用試算表時遇到了瓶頸。如果您在您的組織中注意到任何這些跡象，那麼可能是時候研究一下商業智慧工具如何提供幫助了

1. 所有資料工作都落在您的分析師身上。如果您的組織中的人員無法有意義地解讀試算表資料，無論他們的技能水平如何，您都將錯失許多寶貴的見解。

2. 您厭倦了使用過時的資訊或手動產生報表。如果您習慣於每週一早上將試算表的螢幕截圖透過電子郵件發送給整個團隊，您就會知道到了週四，這些相同的數字可能就沒有那麼有用了。

3. 複雜的格式設定和靜態儀表板正在拖慢您的速度。使用試算表軟體，很容易花費大量時間來格式化圖表。即使您已在 Excel 中建構了精美的儀表板，您的同事也只能查看它們。如果他們想了解更多關於特定欄位或根據不同的衡量標準查看資料，該怎麼辦？

4. 有些資料不適合所有人，而且密碼保護試算表並不能解決問題。根據部門的不同，您組織中的人員可以存取不同的資料，而您永遠不會希望處於向所有人發送包含敏感資訊的試算表的境地。

商業智慧平台可以做到哪些試算表做不到的事情？

商業智慧平台的功能各不相同，但在某些領域，商業智慧工具將比僅僅使用試算表應用程式更能為您服務。

自助式分析

即使您組織中的每個人都知道如何在試算表中閱讀表格，甚至可能執行一些基本功能，但進階的試算表熟練程度仍然是一種稀有的技能，並非人人都能掌握。有些商業智慧工具旨在鼓勵每個人都嘗試分析資料和 提出問題，無論他們的技術水平或試算表技巧如何。

如果您正在實施商業智慧平台，並希望鼓勵自助式分析，那麼一個好的起點是以組織中人員熟悉的方式準備您的資料模型。也就是說，向人們展示看起來像試算表 表格 的資料視圖。如果人們知道如何從商業智慧工具中獲得他們需要的見解，他們就更可能堅持使用它，而表格視圖是一個很好的起點。從那裡，他們可以開始探索其他功能，例如將您的商業智慧平台用作 內部查詢工具 或 跨時間段比較資料。

報表和標準化

如果您習慣於每週一早上發送或接收一封附有試算表的電子郵件，其中包含過去一週的數字，那麼可能是時候引入一種商業智慧工具，以確保您始終存取和報告最新的可用資訊。

Excel 函數通常是手動執行的，這可能會拖慢速度，並引入大量出錯的機會。除了始終從最新的資料來源中提取資料外，商業智慧工具還允許您排程和自動化任務，例如產生定期報表或在特定時間間隔發送 警報。您可以建立您的團隊可以同時存取的 自訂問題 和 互動式儀表板，這表示永遠不會有人需要擔心他們正在使用的版本與其他人不同。如果這些儀表板和問題很有用，您可以儲存它們以供下週再次參考。這種工作流程標準化程度可以幫助您的團隊更有效率地工作，並深入了解您擁有的資料。

彈性且互動式的視覺化

當然，您可以在 Excel 中生成圖表，但透過 BI 平台產生的視覺化圖表通常更具動態性，且需要較少的使用者格式設定。BI 工具（如 Metabase）的一個優點是，它會預期哪種圖表最適合您擁有的資料。如果您的欄位是基於位置的，例如經度和緯度，Metabase 就知道要生成地理地圖來反映這一點。一旦您有了這些圖表，BI 工具就能讓您和您的團隊以不同的方式與它們互動，這樣您就可以執行諸如在圖表上向下鑽取等操作，以了解有關特定範圍或值的更多資訊。

透過權限確保安全

對於許多將 BI 平台添加到其資料分析工作流程中的組織來說，能夠授予不同資料庫和表格特定權限的能力是一個很大的吸引力。雖然您始終可以為 Excel 工作表設定密碼保護，但這遠非萬無一失的安全性。如果您需要保護某些表格不被查看，僅授予組織內特定部門的寫入權限，或限制人們可以對您的資料提出的問題，那麼 BI 工具是最佳選擇。