機構記憶

雖然有點誇大，但任何曾以任何身分參與分析工作的人，都會有一些與上述故事非常相似的經驗。雖然很少人談論，但機構記憶，或更常見的是機構性阿茲海默症，是大規模分析持續存在的最嚴重的問題之一。

什麼是機構記憶？

機構記憶是公司對事物意義、事物如何改變以及誰改變它們的集體知識。

機構記憶，或更常見的是機構性阿茲海默症，是大規模分析持續存在的最嚴重的問題之一

範例包括：「我們如何定義活躍使用者？」「我們是在合約簽訂之日、服務開始提供之日還是支票兌現時確認收入？」。

附註：在下文中，我們將把計算出的常用數字或數字集（例如「活躍使用者人數」）稱為「指標」。我們將把事物常見子集的標準定義稱為「區隔」。

為什麼機構記憶很重要？

它可以讓每個人都保持在同一個步調上。當不同的人比較依管道劃分的收入時，「收入」和「管道」指的必須是同一件事，這點非常重要。這包括兩種情況：一是兩個群體對指標的意義產生稍微不同的理解，二是他們使用相同的基本報表，但改進或變更從未傳達給仍在使用舊定義的群體。

更重要的是，如果收入有兩種定義，那麼通常其中一種定義是完全錯誤的。如果您使用的是過時或不正確的定義，那麼您從這些收入數字得出的任何結論都可能是不正確的。

當人們比較依管道劃分的收入時，「收入」和「管道」指的必須是同一件事，這點非常重要

它可以讓不了解情況的使用者輕鬆調出常用數字並套用常用模式。大多數新手使用者無法自行逆向工程「活躍使用者」的定義。為了讓他們能夠提出自己的問題，這些概念必須是原子化的，這點非常重要。

它還可以防止混亂。分析團隊（或從事分析工作的人員）最耗時的工作之一是：重複檢查數字、協調不符的數字以及偵錯「似乎有問題」的報表。軼事證據表明，這至少佔用了分析師相當多的時間，而在規模較大的組織中，最終會比實際建立儀表板或報表更耗時。

它還可以減少組織的 巴士指數。通常，組織中只有一兩個人知道某個數字是如何計算出來的，或者給定指標的真正含義，或者為了及時發布報表而做的糟糕的應急措施，但這些應急措施從未重新審視。最好在他們決定提早退休並在沒有網路連線的情況下航行環遊世界之前，先記錄下這類資訊。

機構記憶通常如何維護？

根據公司文化的文件密集程度，通常會有各種文件、電子郵件和內部 Wiki 頁面來描述資料模型。雖然繁瑣、耗時、容易出錯，而且通常會讓在高合規性公司環境中工作的人感到身心俱疲，但在規模夠小且行動夠慢的組織中，讓文件編寫者能夠趕上進度，這種情況偶爾可以維持在令人滿意的步調。

分析團隊最耗時的工作之一是重複檢查數字

現在，這個問題的另一面是關於常用圖表、報表和儀表板的機構記憶。在這裡，一切都陷入絕望的混亂。即使在資源近乎無限的極其複雜的組織中，仍然有大量由已離職人員編寫的資料轉換流程、數月無人更新且可能不再有人使用的舊報表、仍被複製 + 貼上到新報表中的舊查詢，以及來源或新鮮度不明的電子郵件試算表。在這裡，機構記憶是名符其實的東西：資訊被鎖在分析師和工程師的腦海中。

無論在哪種情況下，隨著資料模型和期望的分析結果的變化，保持這些記錄的更新都非常困難且成本高昂。此外，這些記錄通常與終端使用者用來存取資料的系統分開存放。這使得報表及其記錄的意義更有可能背道而馳。

如何改善機構記憶

改善組織機構記憶有兩個方面。

首先是良好的舊式流程和紀律。確保您記錄指標的定義、它們旨在捕捉的內容、它們的計算方式以及它們的歷史變更。當它們發生變更時，撥出時間來更新任何中心文件。為常見區隔建立範本或程式碼片段（使用支援這些的工具可獲得額外加分）。通常，有些關鍵指標很難從現有資料中衡量或計算出來。在這種情況下，會使用代理，即行為與基礎指標相似的數字。不用說，您絕對應該記錄重要 KPI 的代理是如何計算的以及它們的限制。

對於我們大多數人來說，紀律和時間非常有限。專注於主力查詢和報表。為它們指派所有者，並確保可以輕鬆查閱擁有任何給定常見區隔或指標定義的人員。抵制嘗試記錄一切的誘惑。建立常用報表的優先順序清單，並專注於涵蓋前 20%。請記住，在這些情況下，主要成本在於隨著時間的推移保持文件更新，而不是第一次編寫它們。

機構記憶是名符其實的東西：資訊被鎖在分析師和工程師的腦海中

第二個主要方面是工具。有些資料基礎架構比其他基礎架構更脆弱。對相同的指標使用許多不同的系統會導致混亂和維護負擔。在可能的情況下，最好擁有一組通用的工具和一個常用報表儲存庫。標準化一個中心位置，讓人們可以在其中查閱有關該資料模型的資訊，並盡可能使其成為人們首先查看的位置。花時間編輯和完善此資訊集合，因為它將在以後節省時間和挫折感。

如何使用 Metabase 讓生活更輕鬆

Metabase 自早期以來的主要設計目標之一是協助非技術使用者使用其公司資料庫。人們普遍認為 SQL 可能很難學習，而且典型的商業智慧程式具有令人困惑的介面。但是，大部分困難在於大多數非分析師不了解資料模型如何運作，或者如何實際提出合理的問題。

雖然 Metabase 的設計目標是在 5 分鐘內提供簡單的分析，但 Metabase 的大部分功能只有在最初的蜜月期結束後才會展現出來。一旦您的組織開始看到從儀表板、透過脈衝發送的定期報表和共用報表的中心位置獲得價值，就該整理您的資料模型，以允許您公司的其他人員提出自己的問題。

大部分困難在於大多數非分析師不了解資料模型如何運作

在解決機構記憶問題時，我們專注於確保組織的機構記憶存在於分析消耗的地方。如果每天都看到某個東西，您就更有可能保持其更新。我們也專注於提供一些簡單的工具，而不是試圖涵蓋所有情況。我們希望，保持描述更新的簡單行為能夠解決足夠多的問題，以激發使用者對更多功能的渴望。我們讓使用者可以輕鬆地從機構記憶轉移到實際資料或報表本身，以便它可以用作培訓資源。

在 Metabase 中捕捉機構記憶

• 在可能令人困惑的欄位上大量使用描述。
• 在表格上使用描述來描述應如何使用欄位，以及與它們相關的常見陷阱。
• 將有趣的實體的常見定義封裝為 區隔
• 對於常用圖表的 KPI 或其他有趣的指標，若要重複使用，請將它們儲存為 指標。
• 請務必讓人員在加入時知道他們應該使用哪些指標和區隔，並保持這些資訊的更新！如果人們知道區隔或指標是標準定義，他們就會使用它。一旦開始鬆懈，他們就會回到他們製造混亂的方式。

如果您尚未使用 Metabase，請試用看看。