有效傳達數據

這篇文章最初發表於 Data Analysis Journal，由我們的分析工程師 Thomas Schmidt 撰寫。

重點摘要：透過清晰且可行的溝通，彌合數據與決策之間的差距

• 理解核心問題，並根據受眾的需求調整您的訊息。
• 從重點摘要開始： 預先總結關鍵見解，以尊重主管的時間。
• 保持簡潔。 從簡報中移除不必要的細節和雜亂。
• 有意識地使用色彩。 突顯重點並建立視覺連結。
• 做出大膽的陳述。 提供自信的建議，並使用附錄提供詳細資訊。

→ 在您的下一次簡報中實施這些策略，以確保您的數據見解能驅動明智的決策。

您是否曾在國外向不會說您語言的人問路？這就是我第一次向主管團隊簡報複雜的數據分析時的感受。雖然數據對我來說很有意義，但感覺我像在對他們說外語。就像翻譯人員彌合差距一樣，我們需要將分析轉化為主管可以採取行動的事物。有效的溝通不僅僅是分享見解，更是確保這些見解被理解並驅動決策。在這篇文章中，我將分享我從中學習到的經驗，關於如何將數據轉化為清晰、可行的訊息，以供主管參考。

找出真正的問題，並根據受眾的需求調整您的訊息

在我們的數據工作中，我們常常受到好奇心和使用數據解決問題的樂趣所驅動。然而，在深入分析專案之前，理解兩個關鍵面向至關重要：核心問題和受眾。

理解核心問題

利害關係人經常帶著預想的解決方案來找我們（「我需要數據 X」）。透過深入挖掘「為什麼」並理解請求背後的核心問題，我們可以選擇更好的方法來滿足他們的需求，從而帶來更好的專案成果。了解您試圖解決的問題將為您的決策提供資訊，並影響您建議的後續步驟。

了解您的受眾

我們不希望發現自己處於受眾感覺我們像在對他們說外語的情況。主管們沒有經歷過我們經歷的整個分析過程。因此，我們需要為他們翻譯我們的發現。在擬定溝通內容之前，請考慮以下事項

• 找出對他們重要的事情及其當前的優先事項。 通常，這表示策略性見解和可行的建議比您專案中使用的花俏機器學習演算法的細節更受歡迎。
• 我們需要解釋什麼，而他們已經知道什麼？ 主管通常在更抽象的層次上運作，不一定知道（也不關心）流程的每個細微細節。說您的受眾（領域）語言！解釋縮寫，或完全不要使用它們。並非所有人都知道「ICP」（理想客戶輪廓）是什麼，並且根據領域的不同，它甚至可能意味著不同的事物。
• 如何開始我們的敘述以讓大家感到興奮。 與銷售主管交談？如果您一開始就告訴他們，這將讓他們深入了解如何擊敗競爭對手，您將會吸引他們的注意力。
• 最佳簡報格式是什麼。 每種格式都有其優缺點：書面文件可能適用於非同步溝通，但人們在閱讀時會感到「孤單」。與現場簡報相比，您無法用言語澄清事情，在現場簡報中他們可以直接提出問題（但可能很難找到與主管重疊的時間段）。請務必仔細考慮。
• 評估您的關係和信任程度。 在 Shopify，我們使用信任電池的概念。確保您知道「它的電量有多滿」——這將影響人們如何看待和聽到您，以及您需要如何調整您的溝通。

不要試圖一次與太多人溝通：如果您的受眾太廣泛，請嘗試將其範圍縮小到決策者，並根據他們的需求調整您的溝通。

預先提供簡潔的摘要（重點摘要），並保持訊息清晰直接

主管需要快速存取重要的見解，以便及時做出明智的決策。在節奏快速的商業世界中，他們需要處理多項優先事項，並且用於詳細報告的時間有限。這就是重點摘要（Too Long; Didn’t Read）的概念變得非常寶貴的地方。我第一次了解到這個概念是在 Shopify 工作時，我們在溝通中使用了類似的方法（無論是簡報、報告，甚至是較長的 Slack 訊息）。讓我們試試看

當您開始使用重點摘要時，主管們會愛死您

• 為忙碌的主管提供快速見解。 重點摘要預先提供重要資訊，以便及時做出決策。
• 有效的撰寫技巧。 總結核心發現和建議，避免使用術語並使用清晰的語言。
• 定位以產生影響。 將重點摘要放在簡報或報告的開頭，以立即吸引注意力。
• 以建議作結。 始終以建議或挑釁性問題的形式提出行動號召。

→ 採用重點摘要方法，以提高主管溝通的清晰度和效率。

在撰寫強大的重點摘要時，重點應放在對受眾最相關和最重要的事情上

• 用幾句話總結核心發現和建議。
• 使用清晰、直接的語言，避免使用術語。
• 使用格式設定來突顯重點，例如項目符號和粗體文字。
• 以可行的建議或挑釁性問題作結。
• 始終將重點摘要放在最前面，以立即吸引受眾的注意力。

專家提示： 為想要深入研究的人新增指向包含詳細數據的特定投影片或章節的連結。

精心撰寫的重點摘要範例

範例：改善客戶服務回覆時間

重點摘要：更快的響應時間可提高客戶滿意度。

• 實施新的票證系統後，平均響應時間縮短了 50%。
• 變更後，客戶滿意度分數提高了 20%。→ 建議：將系統擴展到所有客戶服務團隊。

旁註：我們也希望確保使用的 KPI 精確度對主管來說有意義。他們通常對小數精確度數字不感興趣。因此，四捨五入通常沒問題（除非您知道您的受眾會關心它）。如果您想閱讀更多關於重點摘要的資訊，請在這篇文章中找到一些額外的說明。

時間至關重要，少即是多

正如我們在重點摘要章節中了解到的，注意力在我們的日常生活中是一種有限的資源，我們需要為之奮鬥。以下是一些對我來說效果良好的技巧，以及好壞範例。

尊重同事的時間

除了使用重點摘要之外，還請務必使用簡潔明瞭的溝通方式。避免「廢話」和不必要的資訊（這裡有一本關於該主題的好書），並力求將您的主要訊息放在訊息、投影片或報告章節的標題中。

使用簡潔明瞭的溝通方式。避免不必要的資訊，並將您的主要訊息放在標題中。

此訊息可以改進：

更好的版本：

第二個訊息可讓您更快地解析資訊，並決定它是否相關以及您是否想要深入研究（即繼續閱讀該串訊息）。如果您想進一步閱讀，在「writing without bullshit」一書中有很多很棒的額外範例。

透過減少文字和消除不必要的元素來簡化投影片和報告

以上技巧與我們接下來要討論的主題：雜亂，完美契合。

在上面的 Slack 訊息範例中，您看到了許多額外的資訊，這些資訊並不支持該訊息，例如

• 「我在我的 Podcast Addict 應用程式上收聽 […] 我那天騎了 40 公里」→ 您的目標受眾不會關心！如果您需要，請在 #biking 頻道發文或告訴您的朋友。
• 「它大約有一個小時長，但我完全可以推薦給您」→ 如果有人決定查看連結，他們就會弄清楚。

這些都是極端的例子，但我們往往也會在簡報或報告中加入這類「雜亂」。你上次聽簡報時，是否因為無法理解單張投影片上的所有資訊而開始想別的事情？在這些情況下，簡報者因為認知超載而失去了你的注意力。去除雜亂有助於減輕觀眾的認知負荷，讓他們更輕鬆地理解你的簡報或報告。

你今天就可以開始做的事情

1. 減少文字量。 當你進行簡報時，你的投影片不一定需要大量文字。無論如何，你會向觀眾口頭說明。請注意，這對於人們自行瀏覽的投影片可能有所不同——在這裡，提供一些註解來給予他們背景脈絡可能會有所幫助。
2. 挑戰圖表中的每個元素。 檢視你的每個軸線、標籤、資料點、格線，並問問自己：移除這個元素會改變任何事情嗎？如果答案是否定的，那就移除它。
3. 避免使用 GIF 或動畫。 如果對你的訊息沒有幫助，請避免使用。我們的大腦很容易被這類內容分散注意力。只有在有非常好的理由時才使用。

如果你使用 BI 工具，通常也會找到減少雜亂的選項。這裡有一個使用 Metabase 的例子，Metabase 是一個開源 BI 工具（如你所知，這也是你現在正在閱讀的部落格的幕後功臣）。它大多帶有合理的預設值，但我們仍然可以稍微調整它

這個圖表可以做得更好：

更好的版本：

一致地應用顏色以建立視覺連結並突顯重點

顏色是我們溝通工具箱中非常強大的工具——如果使用得明智且一致。確保你的顏色使用是有意圖的。我最喜歡的例子之一是將顏色用於投影片標題和我的圖表之間的視覺連結，我嘗試以與圖表中相同的顏色來標示我在標題中提到的類別。此外，你可以使用黑色與灰色以及粗體與一般文字來創建視覺層次結構。這有助於引導消費者瀏覽內容。這裡有一個例子

這個圖表可以做得更好：

更好的版本：

清楚地標示商店重新設計發生的時間點，這導致了 AOV 的增加，可以幫助我們的故事更加突出。這有助於減少認知負荷，並讓你的同事在更短的時間內處理內容，同時增加他們理解你的訊息的機會。這也有助於跨投影片：如果你堅持使用你的調色盤，你的觀眾很快就會意識到，並且將其與你之前的故事連結起來會很有力量。

給予明確、自信的建議，並使用附錄來提供細節

「不要為每件事加上但書」

有一次，一位 Shopify 的主管告訴我，資料科學家傾向於為每件事加上但書，他常常希望大家在提出建議時能更大膽一些。雖然對於資料專業人士來說，想要強調我們分析的細微差別和局限性是很自然的，但重要的是要記住，主管們正在尋找明確、可操作的見解。他們更喜歡自信的建議，以便快速做出策略決策，而不是被帶領瀏覽你分析的細節。

一些例子

• 加上但書的陳述： 「如果提議的客戶保留策略得以實施，且市場反應良好，我們可能會看到客戶流失率最多潛在下降 5%。」
• 大膽的陳述： 「實施提議的客戶保留策略將使客戶流失率降低 5%。」
• 加上但書的陳述： 「雖然有許多因素需要考慮，並且某些變數可能會發生變化，但我們相信新功能可能會提高使用者參與度。」
• 大膽的陳述： 「新功能將提高使用者參與度。」

你可能會認為，在某些情況下，加入但書是很重要的。在這些情況下，一個好的方法是設置附錄並在正文中提及。這可能會給你更多的信心，並且主管們如果有疑問，也有機會深入研究。然而，他們通常會在問題出現時直接詢問你。

總之，與主管進行有效的溝通需要周全地考慮他們的時間和需求。透過理解問題和你的受眾，從 TL;DR 開始，去除雜亂，明智地使用顏色，並做出大膽的陳述，你可以確保你的見解被理解並引導出可操作的決策。在你的下一次簡報或報告中實施這些策略，以提高與主管溝通的清晰度和有效性。